Van losse systemen naar één waarheid: zo krijg je grip op je cijfers

Stel: een retailer met twaalf Excel-bestanden. Eén voor de omzet per winkel, één voor de voorraad, één die de export uit de webshop samenvat, en een handvol die niemand meer durft weg te gooien. Elke maandagochtend gaat er twee uur in zitten om ze te bundelen tot iets waar de directie naar kan kijken. En dan nog klopt het niet altijd.

Het is een voorbeeld, maar geen uitzondering. Veel groeiende bedrijven komen op dit punt: losse systemen die op zichzelf prima werken, maar samen geen geheel vormen. De boekhouding, het CRM, de webshop en de planning praten niet met elkaar. En dus praat iedereen langs elkaar heen.

Drie systemen, drie waarheden

Vraag in een willekeurig bedrijf wat de omzet van vorige maand was, en je krijgt zomaar drie antwoorden. De boekhouding noemt het bedrag dat gefactureerd is. Verkoop kijkt naar de opdrachten die getekend zijn. De webshop telt wat er daadwerkelijk is afgerekend.

Niemand heeft ongelijk. Ze meten alleen verschillende dingen, met verschillende definities, op verschillende momenten. Het probleem zit niet in de systemen zelf. Het probleem is dat er geen plek is waar die cijfers samenkomen met een afspraak over wat ze betekenen.

Zolang die plek ontbreekt, krijg je dit soort gesprekken:

• Financiën, verkoop en uitvoering werken met verschillende cijfers en niemand weet welke kloppen
• Een rapportage kost uren handwerk: exporteren, plakken, controleren, corrigeren
• Tegen de tijd dat het overzicht klaar is, is de maand alweer voorbij
• Eén verkeerde plakactie en je stuurt een kwartaal lang op een fout getal

Waarom dit meer kost dan je denkt

De voor de hand liggende kosten zijn de uren. In het voorbeeld van de retailer zijn dat er twee per week. Dat telt op, maar het is niet het duurste.

Het duurste is wat eronder zit: als cijfers per afdeling verschillen, vertrouwt niemand het overzicht meer. En een overzicht dat je niet vertrouwt, gebruik je niet. Dan val je terug op onderbuikgevoel, precies het punt waar je van af wilde. Je hebt alle data in huis en stuurt alsnog op gevoel.

Verkeerde of versnipperde data is daarmee duurder dan helemaal geen data. Zonder data weet je tenminste dat je het niet weet. Bij tegenstrijdige cijfers denk je dat je het weet, en dat is gevaarlijker.

Wat “één waarheid” eigenlijk betekent

Eén waarheid klinkt groots, maar het is heel concreet. Het betekent vier dingen:

• De gegevens uit je systemen komen automatisch op één plek samen, zonder dat iemand iets hoeft te exporteren
• Er zijn afspraken over wat de cijfers betekenen: wat telt als omzet, wat is een actieve klant, wanneer is een order rond
• Het is actueel, geen momentopname van drie weken geleden
• Iedereen in het bedrijf kijkt naar dezelfde cijfers, dezelfde definities, dezelfde bron

Let op wat hier niet staat: een dashboard. Een dashboard is het uitzicht, niet het fundament. Het gaat om wat eronder ligt: de betrouwbare bron. Bouw je een dashboard boven op versnipperde data, dan krijg je alleen een mooiere weergave van hetzelfde wantrouwen.

Zo kom je van losse systemen naar één waarheid

De route is in de praktijk vier stappen, in gewone taal:

• Koppelen. Je koppelt de systemen zodat de data automatisch binnenkomt. Geen handmatige export meer, geen kopiëren en plakken.
• Opschonen. Dubbele klanten, verkeerde statussen, ontbrekende velden en typefouten gaan eruit. Dit is het onzichtbare werk dat bepaalt of je de uitkomst kunt vertrouwen.
• Vastleggen wat een cijfer betekent. Dat spreek je samen af. Vanaf dat moment praten afdelingen niet meer langs elkaar, want ze meten hetzelfde.
• Automatiseren. Het draait vanzelf. Elke ochtend is alles bijgewerkt, zonder dat iemand er nog naar omkijkt.

Het klinkt als een groot project. Dat hoeft het niet te zijn. Er een groot project van maken is juist de fout die veel bedrijven maken.

Begin klein, begin bij de vraag

Veel dataprojecten lopen vast omdat ze beginnen bij de techniek: eerst alles koppelen, alles opschonen, alles perfect inrichten. Maanden later is er nog geen enkel antwoord, en is de animo weg. Onze aanpak is precies andersom.

Begin bij de vraag die ertoe doet. Welke klanten zijn winstgevend? Welk kanaal levert echt op? Waar lekt de marge weg? Koppel alleen de systemen die dat antwoord geven, leg de definities vast die je daarvoor nodig hebt, en bouw van daaruit verder. Eén waarheid ontstaat stap voor stap, rond echte vragen, niet in één groot project vooraf.

Neem de retailer uit het voorbeeld. Die hoeft niet met alle twaalf bestanden tegelijk te beginnen. Eén vraag is genoeg: waar verdienen we geld en waar lekt het weg? Koppel de twee systemen die dat antwoord geven en laat de rest volgen. Zo worden de twaalf Excel-bestanden één overzicht dat zichzelf bijwerkt. De twee uur op maandagochtend vervallen. En belangrijker: de directie krijgt cijfers waar ze op durft te sturen.

Dat is het verschil tussen een dataproject en grip krijgen. Een dataproject begint bij de techniek. Grip begint bij de vraag.